Champs personnalisés
Les champs personnalisés sont des catégories de métadonnées qui permettent de décrire précisément le type d'assets qu'un responsable stocke dans une bibliothèque numérique.
Lorsque les équipes découvrent la gestion des ressources numériques, elles se demandent souvent : « Que faire si j'ai besoin d'ajouter un nouveau type de données produit et qu'il n'existe pas de champ correspondant sur la plateforme ? »
La bonne nouvelle, c'est que vous n'êtes pas limité aux types de champs proposés par défaut dans l'éditeur de métadonnées. La plupart des solutions haut de gamme (dont Pics.io) permettent de créer des catégories de métadonnées personnalisées.
Plongeons dans les avantages et les bonnes pratiques de la personnalisation des champs de métadonnées.
Champs personnalisés : exemples
Voici comment des marques issues de différents secteurs utilisent les champs personnalisés.
Commerce : Amazon
Le détaillant a ajouté les champs de métadonnées personnalisés suivants aux fiches produit de livres :
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1.Auteur
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2.Format
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3.Longueur
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4.Wordwise
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5.Page flip
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6.Typographie améliorée
Éducation : Udemy
Udemy utilise des champs personnalisés pour donner aux étudiants une vision claire du type de contenu proposé dans ses cours. Ces champs comprennent notamment :
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1.Scalabilité dynamique et à la demande
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2.Flexibilité
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3.Temps d'arrêt réduit
Les champs personnalisés permettent aux responsables d'ajouter des métadonnées spécifiques et d'organiser les fichiers avec une précision inégalée.
5 types de champs personnalisés
Les champs personnalisés prennent en charge un large éventail de types de données. Certains sont textuels, d'autres gèrent des dates dans un format prédéfini, et d'autres encore sont destinés à stocker des données numériques.
Les plateformes DAM haut de gamme prennent en charge différents types de champs personnalisés. Pics.io, par exemple, permet aux utilisateurs de saisir des données de 5 façons — voici comment les connaître de plus près :
| Type de champ personnalisé | Description | Exemple |
|---|---|---|
| Texte | Une description textuelle | Appareil photo : Nikon D7500 |
| Nombre | Accepte uniquement des valeurs numériques | Prix en EUR : 9,99 € |
| Liste | Une liste déroulante dans laquelle l'éditeur de fichier choisit l'option appropriée | Format : Broché, Kindle, eBook |
| Date | Le champ accepte les dates dans un format standard : jj/mm/aaaa ou mm/jj/aaaa | Dernière modification : 08.12.2020 |
| Case à cocher | Réponses Oui ou Non | Expédition disponible : Oui/Non |
2 types de champs de métadonnées personnalisés
Les champs de métadonnées personnalisés offrent aux équipes une grande liberté, leur permettant de personnaliser l'espace de travail et de créer une bibliothèque numérique unique.
Cependant, en matière de gestion de fichiers, un excès de liberté au sein de l'équipe finit inévitablement par créer du chaos. Si les champs de métadonnées personnalisés sont trop nombreux et qu'il n'existe aucune convention pour les remplir, retrouver rapidement un asset nécessaire devient presque impossible.
Pour trouver le juste équilibre entre liberté et ordre, les développeurs de solutions DAM ont regroupé les champs personnalisés en deux grandes catégories :
Indépendants
Tous les champs descriptifs appartiennent à la catégorie des données indépendantes. Ce qui les distingue, c'est que les éditeurs de fichiers ne sont pas contraints de choisir une option de réponse spécifique. Les types de champs de métadonnées suivants sont considérés comme indépendants :
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1.Texte ;
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2.Nombres ;
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3.Dates.
Quand les utiliser : les responsables de fichiers doivent recourir aux champs de métadonnées indépendants lorsqu'il est impossible de prévoir le contenu du champ.
Par exemple, le contenu du champ « Nom du client » peut varier selon le projet en cours. Dans ce cas, il est difficile de restreindre la plage de réponses — c'est pourquoi les équipes finissent par utiliser des champs indépendants.
Contrôlés
Tous les champs dont le contenu est prédéfini sont considérés comme contrôlés. Voici quelques exemples de telles catégories de métadonnées de fichiers et de vidéos :
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1.Listes déroulantes ;
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2.Cases à cocher.
Les équipes bénéficient de nombreux avantages à utiliser des champs contrôlés — ils font gagner du temps, évitent les fautes d'orthographe et, surtout, garantissent l'uniformité au sein de l'équipe et facilitent la recherche de fichiers.
C'est pourquoi il est recommandé, parmi les bonnes pratiques en matière de métadonnées, d'ajouter des champs de métadonnées contrôlés dès que possible.
Comment créer des champs personnalisés pour votre entreprise : guide étape par étape avec exemples
Les champs de métadonnées personnalisés aident les responsables à décrire les assets numériques avec la plus grande précision. Cependant, choisir quelles données de fichiers sont pertinentes et créer un ensemble de champs de métadonnées correspondants (aussi appelé schéma de métadonnées) pour la première fois peut sembler intimidant.
C'est pourquoi nous avons décidé de décomposer le processus en étapes simples et concrètes. Créons ensemble des champs personnalisés pour une marque de distribution !
Étape 1 : Se concentrer sur les données d'assets pertinentes
Même s'il est tentant d'associer un maximum de données à chaque fichier, créer trop de champs personnalisés est contre-productif — ils prennent beaucoup de temps à remplir et distraient votre équipe des détails essentiels lors de la consultation des assets.
Solution : au moment de choisir les champs de métadonnées dont vous avez besoin, appliquez la règle des 5W. Pour gérer efficacement les données, les responsables doivent se poser les questions suivantes :
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1.Listes déroulantes ;
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2.Cases à cocher.
Étape 2 : Choisir le bon type de champ
En vous appuyant sur la classification des types de champs présentée ci-dessus, choisissez le type approprié pour chaque catégorie de données que vous avez identifiée.
Étape 3 : Remplir le champ et téléverser le fichier
Maintenant que vous connaissez les noms et les types de vos champs, il est temps d'y associer des métadonnées et de téléverser les fichiers. Voici quelques points à surveiller :
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1.Fautes d'orthographe.
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2.Descriptions vagues (pour éviter toute ambiguïté, nous conseillons aux responsables de créer une liste de vocabulaire contrôlé pour leurs assets).
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3.Descriptions répétitives : évitez au maximum de reproduire mot pour mot le contenu d'un champ pour plusieurs fichiers.
Exemple de champs de métadonnées personnalisés : agence créative
| Champ personnalisé | Format | Exemple |
|---|---|---|
| Client | Texte Nom du client avec lequel vous travaillez |
Jean Dupont |
| Entreprise | Texte Saisissez le nom de l'entreprise |
Conclusion
Les champs personnalisés offrent aux équipes liberté et flexibilité, tout en améliorant l'efficacité de la gestion des fichiers et des métadonnées. Même s'il faut un certain temps pour s'habituer à personnaliser sa bibliothèque numérique, une fois les catégories de données pertinentes définies pour vos assets, le téléversement et la localisation des fichiers dans le répertoire deviendront un jeu d'enfant.